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Modalités de participation
Modalités de participation à l’assemblée générale
Avertissement : Eu égard aux incertitudes résultant du contexte actuel lié à l’épidémie de Covid19, la Société pourrait être conduite à modifier, sous réserve des dispositions légales et
réglementaires applicables, les modalités de déroulement, de participation et de vote à
l’assemblée générale. Les actionnaires sont donc invités à consulter régulièrement la rubrique
dédiée à l’assemblée générale.
En tout état de cause, la Société recommande aux actionnaires de privilégier le vote à dis tance
ou par procuration et, pour les actionnaires qui souhaiteraient assister à l’assemblée générale, il
est rappelé que l’accueil des actionnaires est subordonné au re s pect des gestes barriè re s, et
notamment du port du masque pendant toute la durée de l’assemblée.
Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que les assemblées générales n’entrent pas
dans le champ des dispositions imposant la présentation d’un pass sanitaire, que la loi rés erve à
certaines manifestations ou activités culturelles, sportives, ludiques ou festives (article 1er II de
la Loi du n° 2021 -1040 du 5 août 2021 relative à la gestion de la crise sanitaire et article 47-1 du
décret n° 2021-699 du 1er juin 2021).
A. Formalités préalables à effectuer pour participer à l’assemblée générale
L’assemblée générale se compose de tous les actionnaires quel que soit le nombre d’actions qu’ils
possèdent.
B. Modes de participation à l’assemblée générale
a) Formalités préalables à effectuer pour participer à l’assemblée générale
Conformément à l’article R. 22-10-28 du code de commerce, il est justifié du droit de participer à
l’assemblée générale par l’inscription en compte des titres au nom de l’actionnaire ou de
l’intermédiaire inscrit pour son compte (en application du septième alinéa de l’article L. 228-1 du code
de commerce), au deuxième jour ouvré précédant l’assemblée générale, soit le 19 janvier 2022 à zéro
heure, de Paris, France, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société (ou son
mandataire), soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité.
Conformément à l’article R. 22-10-28 du code de commerce, l’inscription des titres dans les comptes
de titres au porteur tenus par les intermédiaires financiers est constaté par une attestation de
participation délivrée par ces derniers, le cas échéant par voie électronique dans les conditions prévues
à l’article R. 225-61 du code de commerce, en annexe du formulaire de vote à distance et de la
procuration de vote.
b) Mode de participation à l’assemblée générale
1. Modes de participation à l’assemblée générale « physiquement »
Les actionnaires désirant assister physiquement à l’assemblée générale pourront :
- pour l’actionnaire dont les actions sont inscrites au nominatif :
se présenter le jour de l’Assemblée directement au guichet spécialement prévu à cet effet muni
d’une pièce d’identité,
demander une carte d’admission :
- soit auprès des services de BNP Paribas Securities Services, Service Assemblées
Générales – CTS Assemblées Générales – Les Grands Moulins de Pantin 9, rue du
Débarcadère – 93761 Pantin Cedex,
- soit en faisant sa demande en ligne sur la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible
via le site Planetshares dont l’adresse est la suivante : https://planetshares.bnpparibas.com.
Le titulaire d’actions inscrites au nominatif pur devra se connecter au site Planetshares
avec ses codes d’accès habituels.
Le titulaire d’actions inscrites au nominatif administré devra se connecter au site
Planetshares en utilisant son numéro d’identifiant qui se trouve en haut et à droite de son
formulaire de vote papier. Dans le cas où l’actionnaire n’est plus en possession de son
identifiant et/ou son mot de passe, il peut contacter le numéro +33.1.57.43.02.30 mis à sa
disposition.
Après s’être connecté, l’actionnaire au nominatif devra suivre les indications données à
l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS et demander une carte d’admission.
- pour l’actionnaire dont les actions sont inscrites au porteur :
demander à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres, qu’une
carte d’admission lui soit adressé.
Si l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres est connecté au site
VOTACCESS, l’actionnaire peut également demander une carte d’admission par voie
électronique selon les modalités suivantes :
Après s’être identifié sur le portail internet de cet intermédiaire avec ses codes d’accès
habituels, il devra cliquer sur l’icône qui apparaît sur la ligne correspondant à ses actions
Advicenne et suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS
et demander une carte d’admission.
2. Vote par correspondance ou par procuration
2.1. Vote par correspondance ou par procuration par voie postale
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance ou être représentés en donnant pouvoir au
président de l’assemblée générale ou à un mandataire pourront :
pour l’actionnaire nominatif : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par
procuration à l’aide de l’enveloppe T, qui lui sera adressé avec la convocation, à l’adresse suivante :
BNP Paribas Securities Services, Service Assemblées Générales – CTO Assemblées Générales – Les
Grands Moulins de Pantin – 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex ;
pour l’actionnaire au porteur : demander ce formulaire unique de vote par correspondance ou par
procuration auprès de l’intermédiaire qui gère ses titres à compter de la date de convocation de
l’assemblée générale. Une fois complété par l’actionnaire, ce formulaire sera à retourner à
l’établissement teneur de compte qui l’accompagnera d’une attestation de participation et l’adressera à
BNP Paribas Securities Services, Service Assemblées Générales – CTO Assemblées Générales – Les
Grands Moulins de Pantin – 9, rue du Débarcadère – 93761 Pantin Cedex.
Pour être pris en compte, les formulaires de vote par correspondance ou pouvoirs donnés au président
devront être reçus par la Société ou le Service Assemblées Générales de BNP Paribas Securities
Services, au plus tard 3 jours avant la tenue de l’assemblée, soit le 18 janvier 2022 au plus tard. Les
mandats avec indication de mandataire devront être reçus par la Société ou le Service Assemblées
Générales de BNP Paribas Securities Services, jusqu’au quatrième jour précédant l’assemblée
générale, soit le 17 janvier 2022 au plus tard. Le mandataire doit adresser ses instructions pour
l’exercice des mandats dont il dispose conformément à ce qui est indiqué ci-après.
Conformément aux dispositions de l’article R. 22-10-24 du code de commerce, la révocation d’un
mandataire s’effectue dans les mêmes formes que celles requises pour sa désignation. Les désignations
ou révocations de mandataires exprimées par voie papier devront être réceptionnées dans le même
délai.
2.2. Vote par correspondance ou par procuration par voie électronique
Les actionnaires sont invités à privilégier l’utilisation de la plateforme de vote par Internet
VOTACCESS. Cette plateforme permet aux actionnaires, préalablement à la tenue de l’assemblée
générale, de transmettre électroniquement leurs instructions de vote ou de désigner ou révoquer un
mandataire, d’une manière simple et rapide, dans les conditions décrites ci-après :
Pour l’actionnaire nominatif : les titulaires d’actions au nominatif pur ou administré qui souhaitent
voter par internet accéderont au site VOTACCESS via le site Planetshares dont l’adresse est la
suivante : https://planetshares.bnpparibas.com.
Les titulaires d’actions au nominatif pur devront se connecter au site Planetshares avec leurs codes
d’accès habituels.
Les titulaires d’actions au nominatif administré devront se connecter en utilisant l’identifiant se
trouvant en haut à droite du formulaire de vote papier. Cet identifiant leur permettra d’obtenir un mot
de passe et d’accéder au site Planetshares. Dans le cas où l’actionnaire n’est plus en possession de son
identifiant et/ou du mot de passe, il peut contacter le numéro suivant + 33 1 57 43 02 30.
Après s’être connecté, l’actionnaire au nominatif devra suivre les indications données à l’écran afin
d’accéder au site VOTACCESS et voter, ou désigner ou révoquer un mandataire.
Pour l’actionnaire au porteur : il appartient à l’actionnaire au porteur de se renseigner afin de savoir
si son établissement teneur de compte est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, si
cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières.
Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l’actionnaire
devra s’identifier sur le portail internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d’accès
habituels. Il devra ensuite cliquer sur l’icône qui apparait sur la ligne correspondant à ses actions
ADVICENNE et suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS et voter
ou désigner ou révoquer un mandataire.
Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire n’est pas connecté au site VOTACCESS, la
notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut toutefois être effectuée par voie
électronique conformément aux dispositions de l’article R. 22-10-24 du code de commerce, selon les
modalités suivantes :
- L’actionnaire devra envoyer un email à l’adresse paris.bp2s.france.cts.mandats@bnpparibas.com.
Cet email devra obligatoirement contenir les informations suivantes : nom de la société concernée,
date de l’assemblée, nom, prénom, adresse, références bancaires du mandant ainsi que les nom,
prénom et si possible l’adresse du mandataire.
- L’actionnaire devra obligatoirement demander à son intermédiaire financier qui assure la gestion de
son compte titres d’envoyer une confirmation écrite au service Assemblées Générales de BNP Paribas
Securities Services – CTO Assemblées Générales – Les Grands Moulins de Pantin – 9, rue du
Débarcadère – 93761 Pantin Cedex.
Afin que les désignations ou révocations de mandats avec indication de mandataire exprimées par voie
électronique puissent être valablement prises en compte, les confirmations devront être réceptionnées
par BNP Paribas Securities Services au plus tard le quatrième jour précédant l’assemblée générale, soit
le 17 janvier 2022.
Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse
électronique susvisée, toute autre demande ou notification portant sur un autre objet ne pourra être
prise en compte et/ou traitée.
Tout actionnaire, titulaire d’actions inscrites en compte titres nominatifs ou au porteur, ayant décidé
d’exprimer son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé une attestation de participation peut
choisir un autre mode de participation sous réserve que son instruction en ce sens parvienne dans des
délais compatibles avec les règles relatives à chaque mode de participation.
La plateforme sécurisée VOTACCESS sera ouverte à compter du 5 janvier 2022 et fermera le 20
janvier 2022 à 15 heures, heure de Paris, France.
C. Questions écrites.
Conformément à l’article R. 225-84 du code de commerce chaque actionnaire a la faculté d’adresser
au conseil d’administration, lequel répondra en séance, les questions écrites de son choix. Les
questions doivent être envoyées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception l’adresse
suivante 22, rue de la Paix, 75002 Paris ou par email à l’adresse suivante investors@advicenne.com.
Cet envoi doit être réalisé au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’assemblée
générale.
D. Droit de communication des actionnaires
Tous les documents et informations prévues à l’article R. 22-10-23 du code de commerce peuvent être
consultés sur le site de l’émetteur www.advicenne.com.
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